Lập kế hoạch cho một sự kiện có thể là một quá trình căng thẳng và thường khiến các nhà tổ chức sự kiện cảm thấy quá tải. 10 mẹo hàng đầu để Quản lý Sự kiện Thành công của chúng tôi sẽ giúp bạn nắm vững nghệ thuật lập kế hoạch cho một sự kiện đáng nhớ và hiệu quả.
1. Bắt đầu sớm
Bắt đầu lập kế hoạch càng sớm càng tốt. Nếu sự kiện của bạn là một sự kiện lớn, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch trước từ bốn đến sáu tháng. Các sự kiện nhỏ hơn cần ít nhất một tháng để lên kế hoạch. Để duy trì hoạt động cuối cùng cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, hãy cố gắng đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng với nhà cung cấp đều được hoàn thành trước sự kiện vài tuần.
2. Vẫn linh hoạt
Trong quá trình lên kế hoạch cho sự kiện, mọi thứ sẽ thay đổi. Cho dù đó là thời gian, địa điểm sự kiện hoặc thậm chí là loại sự kiện bạn đang tổ chức, bạn cần đảm bảo rằng bạn linh hoạt và có thể đáp ứng các nhu cầu thay đổi.
3 . Đàm phán
Bất chấp những gì nhiều nhà cung cấp sẽ nói với bạn, mọi thứ đều có thể thương lượng được. Hãy nhớ rằng với mọi sự kiện sẽ có những chi phí không lường trước được, vì vậy hãy cố gắng thương lượng mức giá thấp nhất có thể. Xác định ngân sách của bạn trước khi gặp nhà cung cấp và đề nghị trả thấp hơn con số này 5-10%. Nhà cung cấp của bạn có thể gây chiến, nhưng cuối cùng họ muốn giành được công việc kinh doanh của bạn.
4. Phân công trách nhiệm
Chia các yếu tố khác nhau của sự kiện thành các phần (ví dụ: đăng ký, phục vụ ăn uống, vận chuyển) và chỉ định một phần cho từng thành viên trong nhóm của bạn. Vì họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về phần của mình nên họ sẽ chú tâm hơn vào những thay đổi chi tiết nhỏ.
5. Tạo tài liệu được chia sẻ
Với đám mây mang lại nhiều lợi ích và cộng tác với nhóm của bạn không thể dễ dàng hơn. Để giữ mọi người trên cùng một trang, hãy tạo tài liệu hoặc sổ tay hướng dẫn trung tâm nêu chi tiết mọi thứ cần làm với sự kiện, bao gồm hợp đồng nhà cung cấp, thông tin người tham dự và sơ đồ mặt bằng. Với một tài liệu được chia sẻ, mọi người có thể tham khảo lại nếu họ không chắc chắn và toàn bộ nhóm của bạn có thể phát hiện ra điều gì đó không đúng. Khóa học Quản lý sự kiện CMI của chúng tôi là một khóa học lý tưởng để giúp bạn thực hiện điều này.
6. Có một kế hoạch dự phòng
Hiếm khi một sự kiện được kết thúc mà không có ít nhất một vấn đề, một món hàng có thể không đến hoặc một người quan trọng có thể đến muộn. Đánh giá những nội dung quan trọng nhất mà sự kiện của bạn sẽ có và lập một kế hoạch dự phòng cho từng nội dung. Nếu một số vấn đề phát sinh trong tương lai, hãy phân loại chúng và quyết định xem có thể tìm được giải pháp thay thế hay không hoặc có nên cắt hoàn toàn khỏi sự kiện hay không.
7. Chạy qua
Khoảng hai tuần trước khi sự kiện diễn ra, hãy chạy lại toàn bộ quy trình của sự kiện. Tổ chức một cuộc họp với nhóm của bạn và hướng dẫn về mọi thứ, từ thiết lập ban đầu đến quy trình tiếp theo. Thông thường, các điểm phức tạp được nêu bật tại các cuộc họp này, và bạn sẽ có thời gian để sửa chúng. Một vài ngày trước khi sự kiện tổ chức một cuộc chạy qua tại địa điểm.
8. Chụp ảnh mọi thứ
Hình ảnh vẽ nên hàng nghìn từ và đăng ảnh tích cực trực tuyến là một cách tuyệt vời để chứng minh sự thành công của sự kiện của bạn. Nếu bạn có đủ ngân sách, hãy thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp, họ sẽ chú ý hơn vào các loại ảnh được yêu cầu và sẽ tiếp cận bạn để biết chi tiết cụ thể. Yêu cầu một số ảnh chụp để đảm bảo bạn bao quát tất cả các cơ sở như ảnh chụp toàn bộ căn phòng, ảnh chụp thương hiệu sự kiện và rất nhiều ảnh người tham dự tự thưởng thức.
9. Trực tuyến
Một sự kiện là cách hoàn hảo để tăng cường sự hiện diện trên mạng xã hội của bạn. Tạo một thẻ bắt đầu bằng # tùy chỉnh cho sự kiện của bạn trên Twitter và khuyến khích những người theo dõi bạn tweet về sự kiện đó. Tương tự, hãy tạo một sự kiện trên Facebook và khuyến khích những người theo dõi của bạn gắn thẻ sự kiện đó trong các bài đăng có liên quan. Tải ảnh của bạn lên sau khi sự kiện kết thúc và tích cực khuyến khích người dùng tự gắn thẻ.
10. Theo dõi ngay lập tức .
Một khi sự kiện kết thúc, nhiều nhà tổ chức rơi vào một cạm bẫy chung - tạm nghỉ. Mặc dù công tác hậu cần có thể được thực hiện, điều quan trọng là phải chủ động theo dõi những người tham dự, có thể là qua email hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội, để chứng minh sự thành công của sự kiện.
Khóa học Quản lý sự kiện CMI của chúng tôi được thiết kế để cung cấp kiến thức và hiểu biết sâu sắc về Quản lý sự kiện cho những người làm việc trong lĩnh vực khách sạn, giải trí và giải trí hoặc những người muốn trở thành chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh này. Đó là một khóa học tuyệt vời để giúp bạn thực hiện mười mẹo hàng đầu của chúng tôi và đảm bảo thành công trong sự nghiệp của bạn với tư cách là người quản lý sự kiện.