Bạn là người mới lập kế hoạch sự kiện và muốn được trợ giúp một chút?
Hay bạn chỉ hy vọng tìm thấy một quy trình dễ dàng để nhóm của bạn làm theo khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện?
Sau đây là Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện chung sẽ giúp bạn bắt đầu xác định tất cả các chi tiết bạn sẽ cần xem xét cũng như chỉ ra các mốc thời gian liên quan đến quá trình lập kế hoạch sự kiện của bạn.
(Và nếu bạn muốn tìm hiểu cách lập kế hoạch cho một sự kiện từ đầu đến cuối, hãy xem toàn bộ hướng dẫn của chúng tôi tại đây. )
Mười bước quan trọng hàng đầu trong danh sách kiểm tra này có thể được tóm tắt như sau:
Danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện
Thiết lập các mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn.
Chọn ngày diễn ra sự kiện của bạn.
Xây dựng kế hoạch tổng thể sự kiện.
Tạo ngân sách sự kiện.
Xây dựng thương hiệu cho sự kiện của bạn và bắt đầu công khai.
Sắp xếp tài trợ và diễn giả cho sự kiện của bạn.
Khởi động bán vé.
Phối hợp với các nhà cung cấp sự kiện (dịch vụ ăn uống, thiết bị, v.v.).
Quản lý thiết lập và thực hiện ngày sự kiện.
Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng sự kiện của bạn.
Để giúp bạn từng bước, tôi đã chia nhỏ danh sách kiểm tra này thành một vài phần khác nhau theo ngày tháng, bạn có thể thấy phần này trong mục lục bên cạnh.
Tất nhiên, bạn có thể bắt đầu thực hiện sự kiện của mình càng sớm thì càng tốt - theo cách đó, bạn sẽ chuẩn bị kỹ càng nhất có thể khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra (vì chúng có thể xảy ra).
Tôi cũng khuyên bạn nên in ra danh sách kiểm tra này để giúp bạn nhớ mọi thứ bạn phải làm dễ dàng nhất có thể. Việc lập kế hoạch cho một sự kiện rất căng thẳng và mọi thứ rơi vào tình trạng rạn nứt là điều bình thường.
Cuối cùng, xin lưu ý rằng vì các sự kiện có thể bao gồm từ một hội thảo nhỏ đến một sự kiện gây quỹ buổi dạ tiệc, nên tôi không thể đi sâu vào mức độ chi tiết mà bạn có thể cần xem xét khi lập kế hoạch cho sự kiện cụ thể của mình - nhưng tôi hy vọng danh sách kiểm tra này sẽ bạn đã bắt đầu với kế hoạch sự kiện của mình.
Các bước đầu tiên trong danh sách kiểm tra sự kiện của bạn: 4-6 tháng trước sự kiện
Bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch càng sớm càng tốt - nhưng tôi nhận thấy rằng hầu hết các tổ chức mà chúng tôi hợp tác đều bắt đầu lập kế hoạch cho các sự kiện lớn của họ như dạ hội và gây quỹ trước khoảng 6 tháng. Đây là những gì bạn cần làm để bắt đầu.
Thiết lập các mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn. Bạn có muốn tăng tiền hoặc nhận thức không? Bạn hy vọng có được bao nhiêu người tham dự? Thiết lập nó từ trước sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá mức độ thành công của sự kiện hơn. (Để biết các mẹo về cách thu hút nhiều người tham dự sự kiện hơn, hãy nhấp vào đây.)
Chọn ngày. Và đảm bảo rằng nó không xung đột với bất kỳ sự kiện nào khác diễn ra trong khu vực của bạn, hoặc bất kỳ ngày lễ lớn nào.
Xác định địa điểm và thương lượng chi tiết. Địa điểm yêu cầu loại bảo hiểm nào? Bạn có thể phục vụ rượu không? Xác định các yêu cầu trước khi cam kết.
Xây dựng kế hoạch tổng thể sự kiện. Việc ủi từng chi tiết sẽ giúp đảm bảo bạn không bỏ sót thứ gì.
Nhận dự toán chi phí. Một số chi phí bạn có thể cần xem xét là:
Cho thuê phòng
Thức ăn và đồ uống
Trang thiết bị
Phí diễn giả
Du lịch cho nhân viên
Bảo hiểm
Tạo ngân sách sự kiện. Dựa trên các chi phí ở trên, bạn sẽ có thể xác định chi phí cho sự kiện của mình là bao nhiêu - và liệu bạn có cần giảm bất kỳ chi phí nào trong số đó không!
Tuyển dụng một ban tổ chức sự kiện. Điều này bao gồm việc chọn một người quản lý hoặc chủ tọa sự kiện, và thành lập các ghế tiểu ban.
Xây dựng thương hiệu cho sự kiện của bạn.
Bắt đầu xây dựng một trang web sự kiện hoặc các trang trên trang web của bạn mô tả sự kiện.
Phát triển một biểu trưng sự kiện và dòng giới thiệu.
Tạo và khởi chạy kế hoạch công khai. Điều này bao gồm việc đảm bảo nhân viên và / hoặc tình nguyện viên được xác định để quản lý các nhiệm vụ cụ thể - ví dụ: quan hệ truyền thông, điều phối VIP, thiết kế tài liệu in & điều phối in ấn, bảng chỉ dẫn, phương tiện truyền thông trực tuyến / xã hội, v.v.
Xác định và xác nhận người nói / người thuyết trình / người giải trí . Bạn sẽ cần ai trong sự kiện này?
Xác định và liên hệ với các nhà tài trợ / đối tác.
Xác định xem bạn có cần phần mềm đăng ký sự kiện để làm cho quá trình dễ dàng hơn không. Có nhiều công cụ phần mềm khác nhau có thể giúp đơn giản hóa quy trình sự kiện.
Xác định xem bạn có cần phần mềm quản lý sự kiện khác không .
Phát hành vé sớm.
Đảm bảo các biểu mẫu đăng ký có thể truy cập được và có khoảng trống cho các đại từ ưu tiên và tên ưa thích.
3-4 tháng trước sự kiện: Bắt đầu tăng
Bây giờ bạn đã tìm ra một số phần cơ bản của sự kiện của mình, đã đến lúc bắt đầu thực hiện phần còn lại. Nếu sự kiện của bạn sắp diễn ra trong một vài tháng nữa, bạn sẽ cần bắt đầu giao tiếp với tất cả các bên liên quan bên ngoài tổ chức của mình và tiếp tục phối hợp với họ. Một số điểm bạn cần nhớ bao gồm:
Xây dựng các tài liệu cần thiết cho nhóm của bạn.
Liên lạc viên / người thuyết trình / người giải trí:
Hoàn thiện chủ đề bài thuyết trình / bài phát biểu
Nhận thông tin tiểu sử, hình ảnh
Đi lại & sắp xếp chỗ ở
Có hợp đồng được ký kết nếu thích hợp
Yêu cầu người nói bắt đầu quảng cáo và chia sẻ nó với mạng của họ
Tài chính / Quản trị:
Xác định phí đăng ký
Thiết lập và cho phép đăng ký trực tuyến
Hoàn thiện các mức và số tiền của nhà tài trợ
Xác định các hạng mục được bảo lãnh phát hành và chi tiết theo dõi kế toán
Địa điểm và lập kế hoạch hậu cần:
Xác định và sắp xếp tất cả các chi tiết lại menu, thiết bị A / V, thiết lập đăng ký, bãi đậu xe, biển báo, v.v.
Xem xét các nhu cầu / kế hoạch an ninh cho sự kiện với người quản lý địa điểm
Điều tra nhu cầu về bất kỳ giấy phép đặc biệt, giấy phép, bảo hiểm, v.v.
Đánh giá các yêu cầu về khả năng tiếp cận (ví dụ: phòng vệ sinh dành cho mọi giới tính, khả năng tiếp cận cho xe lăn, v.v.).
Thông báo các yêu cầu về khả năng tiếp cận cho nhân viên.
Thực hiện theo kế hoạch công khai:
Xây dựng chương trình dự thảo
Tạo kịch bản sự kiện nháp (ví dụ: MC, lời giới thiệu của diễn giả, lời cảm ơn, kết thúc, v.v.)
Phát triển phần công khai - ví dụ, bài viết bản tin và / hoặc quảng cáo, trên radio, in bài đăng trên blog bài viết để nộp cho các ấn phẩm khác và / hoặc quảng cáo, vv .
Yêu cầu biểu trưng từ các nhà tài trợ của công ty cho các tài liệu trực tuyến và in
Phát triển và sản xuất lời mời, chương trình, áp phích, vé, v.v.
Phát triển danh sách phương tiện truyền thông và chuẩn bị Bản tin, Cố vấn Truyền thông, Nền tảng và tất cả các tài liệu về bộ phương tiện (ví dụ: thông tin về diễn giả, ảnh, v.v.)
Tạo trang sự kiện trên trang web của bạn
Bật / tạo thông báo sự kiện qua email
Tạo một trang sự kiện Facebook
Phát triển video quảng cáo và đăng trên YouTube và trang Facebook của bạn
Đăng ký sự kiện của bạn trên nhiều loại lịch sự kiện trực tuyến
Tạo một số buzz trên blog của bạn hoặc các diễn đàn thành viên
Xác định VIP và tạo lời mời & tài liệu theo dõi (ví dụ: bảng tính)
Đặt hàng bất kỳ sự kiện mong muốn swag
1-2 tháng trước khi tổ chức sự kiện: Tiếp tục diễn ra
Bạn đang đến đó! Tại thời điểm này, có lẽ bạn đang ngày càng dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào sự kiện và hoàn thiện một số chi tiết.
Gửi lời nhắc đến danh sách liên hệ của bạn về việc đăng ký và tham gia.
Liên hệ lại với những người thuyết trình / diễn giả về:
Xác nhận thông tin chi tiết về du lịch và chỗ ở
Yêu cầu bản sao bài phát biểu và / hoặc bài thuyết trình
Tổng kết tài trợ:
Theo dõi để xác nhận tài trợ và bảo lãnh phát hành
Nhận bất kỳ tài liệu quảng cáo nào bạn sẽ chia sẻ tại sự kiện
Yêu cầu các nhà tài trợ chia sẻ sự kiện trên các kênh quảng cáo của họ
Tiếp tục thực hiện kế hoạch công khai của bạn:
Đưa ra thông báo báo chí về diễn giả chính, người nổi tiếng, nhân vật VIP tham dự, danh hiệu, v.v.
Đăng thông cáo tin tức sự kiện ban đầu của bạn trên trang web của bạn và lưu hành đến tất cả các đối tác, tổ chức liên kết, v.v.
Đăng thêm thông tin chi tiết về sự kiện của bạn trên mạng xã hội
Đóng vé sớm; phát hành định giá tiêu chuẩn.
Hoàn thiện và hiệu đính các tài liệu đã in.
1 tuần trước sự kiện: Căng nhà
Bạn đang đến rất gần! Đến thời điểm này, phần lớn các chi tiết của sự kiện sẽ được xác nhận và tất cả những gì còn lại sẽ là những bước cuối cùng, chẳng hạn như:
Yêu cầu tất cả các chủ tịch ủy ban họp và xác nhận tất cả các chi tiết chống lại Quy hoạch tổng thể. Bạn cũng nên đảm bảo các kế hoạch dự phòng được phát triển cho mọi tình huống (ví dụ: tình nguyện viên dự phòng với tư cách là người chào VIP, tình nguyện viên bổ sung để đăng ký hoặc thiết lập, v.v.).
Hoàn thiện kịch bản sự kiện.
Chỉ định các buổi thực hành cho bất kỳ ai có khả năng nói.
Tóm tắt cho bất kỳ / tất cả người dẫn chương trình, người chào mừng, tình nguyện viên về nhiệm vụ và tiến trình sự kiện của họ.
Hoàn thiện kế hoạch chỗ ngồi của bạn.
Đảm bảo nó bao gồm các khu vực dành cho xe lăn và có lối đi rõ ràng qua địa điểm.
Cung cấp số đăng ký cuối cùng cho nhà cung cấp dịch vụ ăn uống.
Tạo bản in và bản sao trực tuyến của bất kỳ bài phát biểu, video và bản trình bày nào.
Thực hiện kiểm tra đăng ký lần cuối, bao gồm cả huy hiệu tên và danh sách đăng ký. Tùy thuộc vào thời điểm đăng ký của bạn đóng, điều này có thể không thực hiện được trước vài ngày, nhưng hãy cố gắng hoàn thành càng sớm càng tốt.
Xác định cơ hội phỏng vấn và phỏng vấn với bất kỳ người thuyết trình và khách VIP nào.
Xác nhận thông tin chi tiết với những người tham dự truyền thông.
1 ngày trước khi sự kiện diễn ra: Gần như vậy
Dưới đây là một vài chi tiết vào phút cuối mà bạn có thể muốn ghi nhớ:
Xác nhận sự tham dự của phương tiện truyền thông.
Đảm bảo tất cả các bảng chỉ dẫn được đặt ở vị trí - cả xung quanh địa điểm và bất kỳ khu vực nào khác mà nó cần.
Đảm bảo các bảng đăng ký và phương tiện được chuẩn bị và dự trữ các vật dụng cần thiết (chẳng hạn như huy hiệu tên trống, giấy, bút, băng keo, kim bấm, v.v.)
Đảm bảo có đủ cửa hàng. Nếu không, hãy cân nhắc mang theo các thanh nguồn cho người tham dự và nhóm của bạn.
Đảm bảo tất cả các vật phẩm quảng cáo, quà tặng, biển quảng cáo, danh hiệu, v.v. đều được cung cấp tại chỗ.
Đảm bảo tất cả các thiết bị A / V được thiết lập và hoạt động tốt.
Có được một giấc ngủ ngon! Bạn sẽ cần nghỉ ngơi trước khi một ngày thú vị sắp tới.
Ngày sự kiện: Thời gian để bạn tỏa sáng
Ngày trọng đại đã đến! Đây là những gì bạn phải nhớ:
Hít thở sâu vài hơi - bạn hiểu rồi!
Đảm bảo bạn có bản sao của tất cả các hướng dẫn , chỉ đường, số điện thoại, chìa khóa, giấy phép đậu xe bổ sung cho khách VIP, sơ đồ chỗ ngồi và danh sách khách với bạn
Kiểm tra với từng Chủ tịch Ủy ban để đảm bảo nhóm của họ đang đi đúng hướng.
Đồng thời kiểm tra với dịch vụ ăn uống và bất kỳ đội tài trợ nào đang tham dự.
Hỗ trợ các nhà tài trợ, diễn giả và các nhóm khác nếu cần.
Chào những người mới tham dự.
Sự kiện ngay sau đó: Theo dõi sau sự kiện
Mặc dù bạn cần tiến hành đánh giá kỹ lưỡng và cập nhật ngân sách của mình, nhưng có những cơ hội công khai, gây quỹ và phát triển thành viên sau sự kiện mà bạn có thể tận dụng chỉ với một chút lập kế hoạch trước sự kiện.
Dưới đây là một số hoạt động bạn có thể cân nhắc sau khi sự kiện kết thúc:
Kiểm tra với địa điểm. Đảm bảo không có gì quan trọng bị bỏ lại.
Tình hình tài chính:
Thu thập tất cả biên lai và tài liệu, dữ liệu đăng ký cuối cùng, v.v. và
Cập nhật ngân sách
Gửi thư cảm ơn và thư xác nhận tới:
Các nhà tài trợ
Tình nguyện viên
Diễn giả / người thuyết trình
nhà tài trợ
Các phương tiện truyền thông
Trong lời cảm ơn của bạn, hãy nhớ nhắc người nhận về sự thành công của sự kiện - và cách họ đóng góp (ví dụ: số đô la được huy động, nhận thức - số lượng người tham gia, v.v.
Công khai sau sự kiện:
Gửi email đến cơ sở người đăng ký của bạn với những điểm nổi bật từ sự kiện
Tạo video cuộn công khai để chia sẻ diễn biến của nó (và như một phần thưởng, bạn có thể sử dụng nó để công khai vào năm sau!)
Chia sẻ thông tin nổi bật trên mạng xã hội
Cập nhật trang web để phản ánh rằng đó là một sự kiện đã qua.
Thực hiện một cuộc khảo sát sau sự kiện. L kiếm được những gì mọi người thích về sự kiện của bạn và nơi bạn có thể cải thiện.
Tiếp cận với những người tham gia sự kiện. Cảm ơn họ đã tham gia và quảng bá các chương trình đang diễn ra của bạn và cách họ có thể hỗ trợ bạn trong suốt cả năm bằng cách tham gia, tình nguyện hoặc quyên góp lâu dài.
Tiến hành một cuộc phỏng vấn nhóm để tìm hiểu suy nghĩ của họ.
Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng sự kiện. Điều gì đã diễn ra tốt đẹp và bạn có thể làm gì tốt hơn vào lần tới?
Tôi hy vọng bạn thấy danh sách kiểm tra này hữu ích trong việc bắt đầu lập kế hoạch sự kiện! Sử dụng điều này làm điểm bắt đầu để xác định hoặc chỉ định các hoạt động cho các tình nguyện viên hoặc nhân viên khác nhau, hoặc in ra giấy này để bạn có thể kiểm tra các mục khi chúng được giao hoặc hoàn thành theo đúng nghĩa đen. Và nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện ảo thay vì một sự kiện trực tiếp truyền thống, chúng tôi cũng có Danh sách kiểm tra sự kiện ảo có thể tải xuống !
Phần mềm đăng ký sự kiện bạn cần dùng thử
Nếu bạn chán ngấy việc xử lý đăng ký sự kiện và thanh toán bằng tay, có một phần mềm có thể tự động hóa hoàn toàn quy trình trực tuyến cho bạn. Nó được gọi là Phần mềm quản lý thành viên và đây là những gì nó có thể làm:
Cho phép dễ dàng tạo các biểu mẫu đăng ký trực tuyến
Đặt lịch sự kiện trên trang web của bạn
Tự động cập nhật trang web của bạn với các sự kiện sắp tới
Gửi các khoản thanh toán sự kiện trực tiếp vào tài khoản của bạn
Gửi hóa đơn tự động và lời nhắc sự kiện
Đưa dữ liệu người tham dự sự kiện trực tiếp vào cơ sở dữ liệu liên hệ của bạn
và hơn thế nữa
Phần mềm quản lý thành viên không chỉ đảm nhận tất cả hậu cần sự kiện mà còn giúp việc điều hành bất kỳ loại tổ chức thành viên nào trở nên dễ dàng hơn, vì nó tự động hóa một số tác vụ quản trị khác xung quanh việc quản lý danh bạ, trang web, tài chính và liên lạc qua email của bạn.
Comments